Help de lezer - structureer je gedachten in de vorm van een piramide
Bij de voorbereiding van het document vertegenwoordigen velen de toekomstige inhoud, maar ze hebben geen concreet plan - wat te zeggen en hoe het te formuleren. Ze beginnen gewoon met schrijven, in de hoop dat de structuur vanzelf tevoorschijn komt. Het resultaat is een grillig verhaal dat de lezer zal moeten begrijpen.
Reden geeft de voorkeur aan bestelling. Hij rangschikt zelfs willekeurige gegevens in een bepaalde volgorde.
Voorbeeld. De oude Grieken zagen in de sterrenhopen figuren van dieren in plaats van promiscue punten.
Tijdens het lezen probeert een persoon automatisch informatie te ordenen in de vorm van een piramide, waarvan de rechtvaardiging en argumenten de conclusies bevestigen. In deze vorm is de lezer gemakkelijker de informatie te "verteren".
Voorbeeld. 'De stoelen waren koud. Ik kreeg bijna ruzie. Italië verloor. Het was echt een vreselijke voetbalwedstrijd. ' Zo'n 'verhaal' is erg slecht gestructureerd, omdat het sleutelidee pas aan het einde wordt aangegeven.
Volgens de structuur van de piramide wordt eerst een generalisatie geïntroduceerd en vervolgens wordt argumentatie gegeven. Het bovenstaande verhaal is gemakkelijker te begrijpen als je het anders structureert.
Voorbeeld. "Het was echt een vreselijke voetbalwedstrijd: koude stoelen, ik kreeg bijna ruzie en Italië verloor."
Groepeer vergelijkbare ideeën en druk vervolgens elke groep in één zin uit
Gebruik bij het construeren van een piramide de bottom-up benadering: noteer eerst alle stellingen en groepeer die welke tot dezelfde conclusie leiden. Druk vervolgens elke groep in één zin uit. Elk van deze generalisaties is de top van de piramide.
Herhaal de procedure voor de overige groepen. Hierdoor wordt het hoofdidee van het hele document in één zin uitgedrukt. Je piramide is klaar.
Voorbeeld. De stellingen 'ons klantenbestand groeit', 'elke klant koopt meer' en 'we hebben onze prijzen verhoogd' kunnen in één zin worden uitgedrukt: 'onze verkoop groeit'. Dan kunt u deze veralgemening groeperen met anderen, bijvoorbeeld met "onze vaste kosten worden verlaagd" en "onze variabele kosten worden verlaagd", en deze nieuwe groep uitdrukken met een algemene zin: "onze inkomens groeien".
Groeperen en samenvatten is eenvoudig, maar u moet zich aan de basisregels houden:
- Elke gedachte uitgedrukt in een piramide moet een korte beschrijving zijn van gegroepeerde stellingen. Gebruik nooit zinloze generalisaties zoals 'er zijn drie redenen om de Oostenrijkse markt te betreden'. Dit is een extra krabbel, aangezien de auteur niet de moeite nam om drie redenen voor de lezer te generaliseren.
- Samenvattingen in elke groep moeten logisch vergelijkbaar zijn en op hetzelfde abstractieniveau. Dat wil zeggen, een groep kan niet bestaan uit "appels", "fruit" en "tafel": de appel en de tafel lijken logisch niet op elkaar, en "fruit" is een abstracte term die verwijst naar een hoger niveau van de piramide.
Rationale: Trek conclusies uit de gegevensketen met behulp van deductie
Elke veralgemening in de piramide zou een vraag bij de lezer moeten oproepen, die later wordt beantwoord. Het antwoord wordt geformuleerd door de methode van aftrek.
Aftrek is een redeneerproces waarin conclusies worden getrokken uit aannames.
Voorbeeld. Uit de veronderstellingen "alle mensen zijn sterfelijk" en "Goliath is een man", volgt daaruit dat "Goliath sterfelijk is". Vervolgens kun je het hele proces van deductief redeneren samenvatten: 'Goliath is een man, hij is sterfelijk.'
Gebruik voor aanbevelingen de omgekeerde aftrekvolgorde.
Voorbeeld. 'We moeten een kandidaat inhuren die kan lezen. Kandidaat A kan lezen. Daarom moeten we kandidaat A inhuren. ' Dus de aanname-aanname-conclusie volgorde verbergt de belangrijkste informatie tot het einde.Aanbevelingen profiteren meestal van de omgekeerde volgorde: "We moeten kandidaat A inhuren, omdat we iemand nodig hebben die kan lezen, maar hij kan."
Ondanks het feit dat deductief redeneren een eenvoudig en natuurlijk proces is, mag het niet worden gebruikt in complexe argumentatie, waar verschillende rechtvaardigingsniveaus nodig zijn om de veronderstellingen te bevestigen.
Als je de conclusie van een complex document probeert te rechtvaardigen door middel van deductie, zal de eerste veronderstelling waarschijnlijk verschillende rechtvaardigingsniveaus hebben waardoor de lezer moet "doorkomen" om de tweede veronderstelling te benaderen. Deze logica is erg moeilijk te volgen.
Motivering: trek uit inductie conclusies uit een groep van soortgelijke stellingen
Als de veralgemening in de piramide niet kan worden bevestigd door aftrek, gebruik dan een creatievere manier van redeneren - inductie. Inductie trekt een conclusie uit een reeks ideeën, in zekere zin vergelijkbaar.
Voorbeeld. De conclusie "Einstein was een genie" wordt bevestigd door generalisaties als "bestudeerde de relativiteitstheorie", "bestudeerde de zwaartekracht" en "bestudeerde de kosmologische constante".
Bij inductie is de logische volgorde van argumenten niet zo duidelijk als bij deductie. Om het idee voor de lezer intuïtief te maken, moet de volgorde worden bepaald op basis van de groepering. Als u delen van het geheel hebt gegroepeerd, bijvoorbeeld bedrijfsafdelingen, rangschikt u deze op basis van hun structuur, vergelijkbaar met de structuur van de organisatie.
Gebruik het MECE-principe (het principe van elkaar uitsluitende, gezamenlijk uitputtende bepalingen). Dat wil zeggen, de divisies van het bedrijf zullen geen functies dupliceren in verschillende divisies, maar tegelijkertijd zullen de gecombineerde onderdelen de organisatie beschrijven zonder iets te verliezen.
Als de groepering uit aanbevelingen bestaat, plaats deze dan in chronologische volgorde, te beginnen bij de eerste.
Voorbeeld. Bij het samenvatten van 'Huur een nieuwe assistent in', is de volgorde van groepering: 'Plaats een vacature, nodig kandidaten uit voor een gesprek, neem een beslissing over aanwerving.'
Als u elementen hebt geclassificeerd op basis van bepaalde gemeenschappelijke kenmerken, rangschikt u deze op basis van het kenmerk in elk element.
Om aanbevelingen te doen, moet u het probleem systematisch benaderen en visualiseren met behulp van logische bomen
Zakelijke documenten bevatten vaak aanbevelingen voor het oplossen van een probleem. Gebruik het eenvoudige probleemoplossingsproces om aanbevelingen te doen.
1. Identificeer het probleem in duidelijke, meetbare termen.
Voorbeeld. “De fabriek verliest elke dag drie uur werktijd; hoe kan dit worden voorkomen? '
2. Zoek precies uit wat het probleem is.
Voorbeeld. "Het probleem zit niet in mensen of grondstoffen, maar in apparatuur: het gaat elke dag kapot."
3. Graaf dieper - ontdek waarom het probleem bestaat.
Voorbeeld. 'De begeleiders zijn niet goed opgeleid.' Hiermee kunt u acties identificeren om het probleem op te lossen. Bijvoorbeeld: 'Verantwoordelijke leerkrachten aanwijzen of externe leerkrachten uitnodigen'.
Om het probleem op te lossen, kunt u het visualiseren met behulp van de logische boom. Een logische boom is een vereenvoudigd diagram van verbindingen die van links naar rechts vertakken.
Voorbeeld. Winstboom: het woord "Winst" vormt een boomstam en is verdeeld in twee takken: "Verkoop" en "Kosten". "Uitgaven" vertakken zich in "Constant" en "Variabelen"
Uiteindelijk zal de boom zo gedetailleerd zijn dat de problemen en hun bronnen duidelijk worden. In dit voorbeeld kan worden begrepen dat de winst wordt verlaagd als gevolg van stijgende kosten voor bepaalde materialen.
Structuuraanbevelingen op basis van het te behalen resultaat
Je hebt een oplossing gevonden voor het probleem van de lezer. Nu moet je hem overtuigen om actie te ondernemen. Doe zo overtuigend mogelijke aanbevelingen.
Door een advies te geven, doet u een actievoorstel gericht op het bereiken van het gewenste resultaat.Groepeer acties op basis van het resultaat dat u nastreeft en beschrijf het zodat u later kunt begrijpen of het is bereikt.
Voorbeeld. De lezer wil hun winst vergroten.
Slecht gestructureerde aanbevelingen zien er als volgt uit:
1. Studie-indicatoren:
- productiviteit van planten;
- klanttevredenheid.
2. Geef vaker training:
- fabriekspersoneel;
- verkopers.
Er zijn twee grote problemen in een dergelijke structuur: ten eerste, hoewel gegroepeerde acties een externe gelijkenis vertonen, zijn ze gericht op het bereiken van verschillende resultaten; ten tweede moeten de gewenste resultaten worden uitgewerkt om vervolgens te kunnen beoordelen of ze zijn behaald.
De volgende structuur is dus duidelijker en overtuigender:
1. 5% omzetstijging in het volgende kwartaal:
- klanttevredenheid onderzoeken;
- Leer uw verkoopteam vaker.
2. Verlaging van de productiekosten met 2% in het volgende kwartaal:
- de productiviteit van planten bestuderen;
- Leer het plantpersoneel vaker.
Acties zijn nu gegroepeerd op basis van de gewenste resultaten. Vervolgens is eenvoudig te beoordelen of de doelen ook daadwerkelijk zijn behaald.
Gebruik de inleiding om de lezer tijdens de eerste 30 seconden van het lezen te vertellen over de belangrijkste punten in het document.
Elk document moet beginnen met een korte inleiding om de interesse van de lezer te wekken en de weg te banen voor het oplossen van het probleem.
De gemakkelijkste manier om de interesse van de lezer te wekken en te helpen focussen op het document, is door de inleiding in de vorm van een verhaal te presenteren. Begin met een beschrijving van de situatie (huidige stand van zaken), identificeer het probleem en stel tenslotte een oplossing voor.
Voorbeeld. Situatie - "ArgonEx overweegt te investeren in nieuwe mijnen in Oostenrijk." Probleem: "ArgonEx is moeilijk een nieuwe markt te betreden." Om ervoor te zorgen dat de lezer het gemakkelijk eens is met uw verklaringen, moet zowel de situatie als de complexiteit hem bekend zijn.
Het probleem zou de lezer vragen moeten stellen zoals "Wat moet er gebeuren?". De hoofdtekst van het document bevat een gedetailleerd antwoord op deze vraag, maar in de eerste 30 seconden na het lezen zou zich een algemeen idee van uw mening moeten ontwikkelen.
In de inleiding spreek je het belangrijkste punt uit, evenals de belangrijkste argumenten:
Voorbeeld. “(Hoogtepunten) ArgonEx kan de Oostenrijkse markt betreden door een bestaande marktdeelnemer te kopen, omdat (1) mijnbouwvergunningen zelden worden afgegeven aan buitenlandse bedrijven, (2) lokale mijnbouwbedrijven goedkoop worden verkocht en (3) concurrenten in vergelijkbare situaties enorme verliezen leden proberen zelfstandig te handelen. '
Gebruik kopteksten en opmaak om de structuur van de piramide te demonstreren.
Om de lezer door de structuur van de piramide te leiden, moet u deze eerst demonstreren. De meest populaire methode is koppen die niveaus en groepen ideeën aangeven. Gebruik inspringingen om de niveaus van de piramide te benadrukken, decimale getallen worden ook vaak toegevoegd (1, 1.1, 1.1.1). Voorbeeld:
Document naam
Hier schrijven ze een inleiding en geven ze het belangrijkste argument aan, evenals de belangrijkste ideeën van de secties.
1. Het eerste deel
Stel je altijd een groep koppen en hoofdpunten voor.
1.1. Eerste lid
Het idee van deze paragraaf wordt ondersteund door de volgende genummerde paragrafen.
1.1.1. Bevestigt het idee van de eerste paragraaf
1.1.2. Bevestigt het idee van de eerste paragraaf
1.2. Tweede lid
2. Het tweede deel
2.1. Eerste lid
2.2. Tweede lid
Lezers lezen koppen in de regel vloeiend, daarom is het niet nodig om het hoofdidee erin te investeren. Houd ze kort en druk de essentie van de sectie uit. Als het gebruik van koppen te formeel lijkt, probeer dan de belangrijkste punten, argumenten, enz. In de tekst te benadrukken.
In zeer korte berichten is inspringen de meest geschikte manier om een eenvoudige structuur over te brengen. Voorbeeld:
Om maandag te bellen, heb ik de volgende gegevens nodig voor Japan:
- Verkoopvolume
- Uitgaven
- Markt trends
Gebruik duidelijke overgangen tussen groepen argumenten zodat de lezer geen draad verliest
Zelfs de meest logische structuur van de piramide is nutteloos als de lezer er geen gelijke tred mee houdt. Bij het wisselen tussen secties en subsecties moet de lezer weten wanneer de overgang plaatsvindt. Een manier is om aan het begin van een nieuwe sectie de belangrijkste conclusies van de vorige aan te geven.
Voorbeeld. Als er in het laatste hoofdstuk een veralgemening is "ArgonEx heeft te veel voorraden", kan het volgende hoofdstuk over logistiek als volgt worden gestart: "Naast te veel voorraden zijn de logistieke processen van ArgonEx niet effectief". De lezer zal dus begrijpen dat u bent overgeschakeld naar een nieuw subsegment van de piramide.
Als het hoofdstuk bijzonder lang en complex is, vul het dan in met een korte samenvatting van de belangrijkste punten voordat u verder gaat.
Als het document uit aanbevelingen bestaat, kunt u het afsluiten met een eenvoudig en uitvoerbaar onderdeel "Verdere acties".
Het allerbelangrijkste
Structureer je gedachten grondig voordat je begint met schrijven.
Hoe ideeën effectief te structureren
- Help de lezer - bouw gedachten op in de vorm van een piramide;
- Groepeer vergelijkbare ideeën en druk vervolgens elke groep in één zin uit;
- Motivering: trek conclusies uit de gegevensketen met behulp van de aftrekmethode;
- Motivering: conclusies trekken uit een groep van soortgelijke punten door inductie.
Hoe u nuttige aanbevelingen kunt doen
- Benader het probleem systematisch en visualiseer het met behulp van logische bomen;
- Structureer uw aanbevelingen op basis van het resultaat dat u ermee kunt bereiken.
Hoe de gewenste structuur in woorden uit te drukken
- Gebruik de inleiding om de lezer te vertellen over de belangrijkste punten in de eerste 30 seconden van het lezen;
- Gebruik kopteksten en opmaak om de structuur van de piramide te demonstreren;
- Gebruik duidelijke overgangen tussen groepen argumenten zodat de lezer de draad niet verliest.