Rust: hoe niet te veranderen in een "gedreven paard"
Zorg voor een competente rust tijdens de werkdag en na sluitingstijd. Bijvoorbeeld 5 minuten per uur.
Leid jezelf tijdens de rust af om de kracht beter te herstellen. In plaats van op internet te surfen, een wandeling maken of wat oefeningen doen.
Maak luiheid creatief. Laad tijdens periodes van luiheid de hersenen met informatie over een belangrijk creatief onderwerp voor u en wees 100% lui, probeer geen problemen op te lossen en niet gekweld door berouw.
Verhoog de slaapefficiëntie door in slaap te vallen en wakker te worden volgens het regime en de duur ervan te optimaliseren. Onze slaap bestaat uit verschillende cycli van 1-1,5 uur. Als de slaapduur een veelvoud is van de duur van de cyclus, is wakker worden veel gemakkelijker. Ventileer voordat u naar bed gaat de kamer, doe geen moeite en ontlast de hersenen van de dagelijkse beslommeringen - maak een wandeling of lees een kunstboek.
Gebruik "micro-sleep" gedurende de werkdag. Menselijke bioritmen hebben gedurende de dag twee ups en downs. De eerste daling vindt plaats rond 13-15 uur, de tweede - 's avonds. Als u tijdens de eerste recessie 10-15 minuten rust, gaat het werk veel efficiënter.
Motivatie: hoe om te gaan met vervelende taken
Om snel complexe en onaangename taken uit te voeren, leer je erop af te stemmen met "ankers", materiaalbindingen - muziek, kleuren, rituelen. Maar gebruik niet het “anker” dat hoort bij werk op vakantie.
Gebruik de "Zwitserse kaasmethode" - doe de taak niet in een logische volgorde, maar op een willekeurige manier. Na een tijdje vormen zich zoveel gaten in de "kaas" dat het heel gemakkelijk zal zijn om deze te "eten".
Verdeel de taak in verschillende delen en moedig jezelf aan door één deel te voltooien. Eet dagelijks ten minste één "kikker" - voltooi een eenvoudige maar onaangename taak. Dergelijke taken stapelen zich doorgaans op en worden een probleem. Als u elke ochtend een van hen kiest, zullen ze snel eindigen en de hele dag een goed humeur hebben.
Verdeel de "olifanten" (grote taken) in "steaks" (delen). Als de taak enorm en onmogelijk is, verdeel deze dan in haalbare delen. Meet de tijd die u besteedt aan het uitvoeren van olifantentaken. Fixatie van een kwantitatieve indicator zet een persoon aan tot actie.
"Brand de schepen" - creëer een situatie waarin het onmogelijk is om een taak te weigeren. In dergelijke situaties kunnen sommige soorten mensen efficiënter werken.
Houd een dagelijkse gang van zaken bij en noteer voltooide taken. Te veel gaten in een item geven een alarm en dwingen u het nodige te doen.
Maak een pinarik-kalender. Schrijf op de bovenste regel de jaren die u leefde, onderaan - de toekomst en in de rijen van de tafel - de dagen van de maanden. Elke ochtend, aan het werk gaan, de helft van de dag doorhalen. 'S Avonds - de tweede helft. Dit zal je helpen het verstrijken van de tijd te voelen.
Doelen: hoe je dromen dichter bij de realiteit brengt
Definieer een missie, verwoord persoonlijke waarden en stel langetermijndoelen. In plaats van een "reactieve" benadering - een reactie op externe omstandigheden, gebruik een "proactieve" - bouw je leven op zoals je wilt, beïnvloed actief de gebeurtenissen.
Om je doelen te bepalen, stel je voor hoe je je dag over een paar jaar wilt zien. Probeer de opgelegde postzegels - dure auto's, horloges en andere attributen - te verwijderen als ze geen echte waarde voor je zijn.
Het definiëren van waarden helpt de 'memoires'. Schrijf daarin de belangrijkste gebeurtenissen in het leven. Met 'Memoir' kun je een lijst met kernwaarden maken en je aanmoedigen om elke dag een paar minuten te besteden aan de kwestie van de Main.
Formuleer een persoonlijke missie in de vorm van een grafschrift. Wat verandert er in de wereld en blijft achter als alles voorbij is?
Zoek je roeping. Als we de missie kunnen veranderen, is de roeping dat niet. Roeping is wanneer je je realiseert dat, behalve jij, niemand deze wagen eruit haalt. Het kan niet alleen een revolutionaire ontdekking zijn, maar ook een simpele levensopdracht.
Identificeer 5-7 sleutelgebieden van je leven om de algehele structuur te zien en de harmonie van verschillende activiteiten vast te stellen. Een kaart met belangrijke gebieden ziet eruit als een boom. In plaats van chaos van kleine daden, zijn er duidelijke takken met bladakten.
Breng levensdoelen in kaart voor belangrijke gebieden en toekomstige jaren om bij te houden waar en hoe u zich verplaatst. Soms is het moeilijk om te begrijpen wat je wilt, maar het is beter om een klein foutje te maken en vervolgens de plannen aan te passen dan te begrijpen na jaren dat de tijd is verstreken en er niets is bereikt.
Maak de dichtstbijzijnde en meest begrijpelijke doelen meetbaar met behulp van de SMART-techniek:
- Sspecifiek - specifiek
- Mgemakkelijk - meetbaar
- EENchievable - bereikbaar
- Realistisch - relevant
- Time-bound - beperkte tijd
Definieer duidelijk wat u wilt en binnen welk tijdsbestek, en druk dit vervolgens in geld uit.
Workday: hoe organiseer je het in een snelle wereld?
Context- en middellangetermijnplanning volgens de "Dag - Week" -methode helpt u altijd uw deadlines te halen.
Taken die moeilijk te binden zijn aan een specifieke tijd, geschikte contextuele benadering. Maak voor elke dergelijke taak een afzonderlijke dagboekpagina of taakcategorie in een geautomatiseerd planningssysteem.
Voor teamwerk zijn contextuele planborden handig, waar projecten in rijen worden vermeld en teamleden in kolommen. Op hun kruispunt worden taken vermeld. De leidinggevende ziet direct de taken waarvoor de ondergeschikte verantwoordelijk is en de zaken die besproken moeten worden.
Taken met een strakke deadline zijn efficiënter gepland voor het jaar, de week en de dag, met inachtneming van de regels voor het verplaatsen van taken tussen secties. 'S Avonds, bij het plannen van de volgende dag, wordt de sectie "Week" bekeken. Alle relevante informatie wordt overgebracht naar de sectie "Dag". Bij het plannen van de volgende week wordt het gedeelte "Jaar" bekeken.
Deze aanpak stelt u in staat uzelf niet in een strak kader te duwen en zorgt ervoor dat de gewenste taak wordt onthouden tijdens het bekijken van de secties "Jaar" en "Week".
De rubriek "Week" kan worden aangevuld met de volgende planningstools.
- Een lijst met taken voor de komende weken op een aparte dagboekpagina.
- Een lijst met taken op stickers in een speciaal gedeelte van het dagboek. Kijk dagelijks door de sectie en plak stickers met "gerijpte" taken op de volgende dag in het dagboek.
- Overzichtsschema voor reguliere taken.
- Planbord met taken voor de komende weken.
- Planning met een lijst van "flexibele" taken voor een week naast een "star" tijdschema of een tabblad met "flexibele" taken.
Het gedeelte 'lange termijn' is een 'strategisch karton' met een lijst met de belangrijkste doelen voor de komende zes maanden tot een jaar. Het kan bevatten:
- kernevenementenplan voor het jaar;
- termijnen voor belangrijke projecten;
- een lijst met kleine taken met een lange deadline die niet in de contextuele secties van het dagboek viel;
- schema van verjaardagen, memorabele data, etc.
Net als bij het principe van "Dag - Week" kunt u het werk van werknemers op het planbord organiseren. Om dit te doen, vermeldt u de werknemers in kolommen, plant u horizon in rijen en taken op hun kruispunt.
Om de routine van zaken te beheersen, is een tabel nuttig, in de rijen waarvan deze zaken worden vermeld, en in de kolommen - de tijd waarvoor ze moeten worden voltooid. Op kruispunten worden gedaan en ongedaan gemaakte handelingen genoteerd. Het overslaan van zo'n taak speelt geen grote rol, maar een groot aantal skips wordt direct merkbaar.
Om taken op lange termijn te volbrengen, bepaalt u hoeveel tijd per dag eraan wordt besteed en voert u deze in het weekplan in.Neem hiervoor de totale hoeveelheid werk, arbeidsproductiviteit en bereken hoeveel tijd aan de taak zal worden besteed. Verdeel deze tijd vervolgens in delen en implementeer ze in een weekplan.
Planning: hoe deadlines halen
Zet een persoonlijk werkdagplanningssysteem op met "harde" en "flexibele" taken. Geef 10 minuten de tijd om een compleet beeld te krijgen van de taken van de dag. Het plan van de dag moet op één plek worden verzameld en moet schriftelijk zijn. Kies het formaat en de media naar wens. Het belangrijkste is dat je hem echt leuk vindt en graag naar hem wilt terugkeren.
Pas overdag het plan indien nodig aan. Het opgestelde plan is geen dogma, het is nodig voor veranderlijke situaties.
Ontvang een "strategische kaart" met belangrijke langetermijndoelen. Op hetzelfde blad kun je taken opschrijven die niet gebonden zijn aan een bepaalde dag, zodat ze altijd voor je ogen liggen; een lijst bijhouden van huidige contacten; schrijf "onderwerpen voor reflectie", etc.
Scheid in termen van de dag afzonderlijke "harde", "flexibele" en "gebudgetteerde" taken.
- "Hard" - gebonden aan een specifiek moment.
- "Flexibel" - niet gebonden aan de exacte tijd.
- "Budgettering" - grote en belangrijke taken, tijdrovend en zonder strikte deadlines.
Plan eerst harde, dan gebudgetteerde, dan eerst flexibele taken.
Markeer 2-3 taken met prioriteit in de lijst en begin ermee te werken. Prioritaire zaken zijn onder meer dringend en toezicht houden op het werk van ondergeschikten. Door taken in deze volgorde uit te voeren, kunt u de belangrijkste dingen doen, zelfs als sommige van de taken met minder prioriteit niet worden uitgevoerd.
Plan zware vergaderingen met een beperkte tijd. Coördineer met partners de nauwkeurigheid waarmee u naar een vergadering moet komen.
Sla overtollige informatie op voor het geval alles fout gaat. Dit bespaart u tijd als de partner u niet ontmoet, de opgenomen mobiele telefoon niet beschikbaar is en er 's nachts geen enkele taxi op de luchthaven komt.
Prioriteiten: hoe het overtollige te verwijderen en tijd te vinden voor het belangrijkste
Leer om onnodige dingen uit te filteren en belangrijke taken te markeren. Breid je arsenaal aan 'verlatingsstrategieën' uit om je leven te ontdoen van onnodige dingen. Wen anderen zonder uitleg aan een solide 'nee'.
Gebruik 'gezonde onzin' en stel onnodige zaken zo lang mogelijk uit. Vaak bereikt het gewoon niet hun voltooiing.
Koop tijd door professionals in te huren. Tegelijkertijd kunt u geen vaste assistenten inhuren, maar u beperken tot eenmalige diensten.
Wanneer u taken aan ondergeschikten geeft, belast hen dan niet met de verplichting u eraan te herinneren. Maak zelf een overzicht van taken en bewaak de uitvoering ervan.
Gebruik gewogen schattingen om taken te prioriteren. Definieer de criteria en betekenis van elk van hen, zodat ze in totaal 100% geven. Evalueer vervolgens de taak volgens elk van de criteria, vermenigvuldig de schattingen met significantie, voeg toe en verkrijg het eindcijfer. Sorteer vervolgens de taken op basis van deze schattingen.
Informatie: hoe creatieve chaos te beheersen
Introduceer filter-, opslag- en online bewegingstechnieken om uw informatie onder controle te houden.
Keer vaker terug naar belangrijke informatie - schrijf paginanummers, gedachten op, maak fotokopieën, maak diagrammen.
Breng je kennis in de praktijk en begin pas dan met het lezen van het volgende boek.
Geef prioriteit aan uw leesproces - het is beter om verschillende belangrijke hoofdstukken zorgvuldig te lezen dan om het hele boek oppervlakkig door te nemen.
Filter informatie die van de media is ontvangen weg - probeer alleen de informatie te krijgen die u nodig heeft. Neem programma's op en bekijk ze op een geschikt moment en zonder reclame, besteed minder tijd voor een tv of op internet.
Gebruik een e-mail waarvoor geen online aanwezigheid vereist is. U kunt schrijven en de geadresseerde leest de brief op een geschikt moment.
Beheers de methode van blind afdrukken met tien vingers - u zult snel beginnen te schrijven en veel tijd besparen.
Schakel de melding van nieuwe e-mail uit, die afleidt van de actualiteit. Controleer uw mail 3-4 keer per dag. Spreek met collega's af over een duidelijke inspectietijd. Stel automatisch sorteren van e-mail in en geef er aandacht aan in volgorde van prioriteit.
Gebruik e-mailmappen als een dag-week-controletool. Verdeel brieven in thematische mappen en laat in de "Inbox" niet meer dan 15-20 van de belangrijkste berichten achter.
“Vergroot” de volgorde in de documentatie door de methode van beperkte chaos:
- Creëer een "plaats van chaos" - een inputdrive, waar alle documenten worden opgeslagen.
- Wis de "plaats van chaos" door de gemakkelijkst identificeerbare soorten documenten te selecteren, en de "plaats van orde" zal zich beginnen te vormen in de buurt van de plaats van chaos.
Ontvang een gedachtenbestand. Geaccumuleerde gedachten kunnen met elkaar worden gecombineerd en leiden tot nieuwe. Terwijl u ideeën ontwikkelt, markeert u ze in afzonderlijke richtingen.
Organiseer de informatieruimte in overeenstemming met de structuur van de menselijke aandacht. Bewustzijn kan met slechts één object werken, het voorbewuste - met 5-9, het onderbewuste - met een oneindige hoeveelheid. Als je iets dichter bij het middelpunt van je aandacht brengt, zorg er dan voor dat je er iets van weg beweegt. Dit zal uw aandacht optimaal besteden.
Selecteer op het bureaublad een gebied voor 5-9 belangrijkste huidige taken, inkomende en uitgaande schijven, contextuele trays en controle trays met behulp van de Day - Week-methode. Schik aan het einde van de werkdag de documenten van de uitgaande schijf in thematische mappen.
Absorbers: hoe tijdreserves te vinden
Gebruik absorptiedetectietechnieken om tijdreserves te benutten. Houd uw tijd 2-3 weken bij om te begrijpen waar u het aan uitgeeft. Neem ongeveer één keer per uur alle gevallen op met een nauwkeurigheid van 5-10 minuten. Markeer kleine pauzes met vinkjes in de marges.
Vorm 2-3 kwantitatieve indicatoren van efficiëntie en volg ze in dynamiek. Zodra u begint met het visueel vastleggen van een kwantitatieve indicator, zal deze ten goede veranderen.
Herhaal de tijdfunctie periodiek om "in goede vorm" te blijven en vervormingen in uw persoonlijke tijdsbudget op tijd te corrigeren.
Een typisch reservaat is reistijd. Vul transport- en reistijd met activiteiten die voor u nuttig zijn.
Heb een plan voor technische overmacht. De computer is defect - doe waar je niet genoeg tijd voor had. En zorg ervoor dat u een back-up maakt van belangrijke gegevens.
Vergaderingen efficiënter houden:
- Definieer een vergaderindeling en gebruik geen verschillende indelingen in één vergadering.
- Definieer de kring van deelnemers, de leider die de discussie leidt en de beslisser, en de secretaris die de notulen opstelt;
- maak een lijst met te bespreken vragen;
- de duur van de vergadering bepalen en een voor de tijd verantwoordelijke benoemen;
- de situatie, uitrusting en distributie van informatiemateriaal organiseren;
- alle kwesties die tijdens de vergadering zijn besproken, aanwezig in de vorm van diagrammen;
- leg de genomen beslissingen vast en stuur ze op, zodat u ze bij de volgende vergadering kunt terugvinden.
Vergeet niet dat een tijdmanagementsysteem continue verbetering vereist.
"TM-Bacillus": hoe breng je het TM-idee over op anderen?
We bereiken geen 100% efficiëntie als we ons persoonlijke tijdbeheer niet afstemmen met de mensen om ons heen. Breng 'TM-Bacillus' naar anderen zodat ze verstandig met tijd omgaan. Bereken de prijs van je tijd en vecht ervoor, niet minder rigide dan voor geld.
TM-ideeën aanbieden aan uw manager, hun nut voor het bedrijfsleven tonen en geen comfort voor u. Begin met tools die handig en goedkoop zijn voor de chef. Stel je voor dat ze 'in actie' zijn, niet in theorie. Uw idee zou zelf in het hoofd moeten komen - dit zal de acceptatie ervan vergemakkelijken.
Overtuig ondergeschikten van de effectiviteit van timemanagement door persoonlijk voorbeeld. Motiveer het gebruik ervan - werknemers moeten begrijpen waarom tijd nodig is en kan worden beheerd. Bied regelmatig nieuwe apparatuur aan.
Implementeer TM-technologie geleidelijk met een minimum aan tools. Bedenk eenvoudige en snelle wortels en stokken. Probeer de technieken uit op één medewerker of eenheid, zodat iedereen de echte voor- en nadelen ziet.
Leer onderhandelen om tijdbeheer in persoonlijke relaties te implementeren. Probeer uw voorkeuren niet aan uw partner op te dringen; zoek naar compromissen waarmee u rekening kunt houden met de smaak van beide kanten.
Neem de tijd om je energie en prestaties te herstellen. De voor de hand liggende is voor u soms niet zo voor een andere persoon, dus leg de principes van relaties duidelijk uit of schrijf ze op.
Bied tijdmanagement aan kinderen aan in de vorm van een spel en ontwikkel een "proactieve" benadering van het leven in hen.
TM-manifest: van instrument naar ideologie
Door technieken voor tijdbeheer toe te passen zonder verstand van ideologie, kunt u slechts een klein deel van hun mogelijkheden gebruiken. Maar nadat u de ideologie van TM hebt begrepen, leert u hoe u uw persoonlijke tijd kunt beheren en naar een nieuw niveau kunt gaan.
Tijdbeheer is een systeem met meerdere niveaus dat de waarden van een persoon kan veranderen. Van technisch tijdbeheer, u gaat verder met nadenken over uw doelen en prioriteiten.
Axioma's van tijdbeheer:
- je hebt altijd keuzevrijheid;
- alleen u bent verantwoordelijk voor uw acties en keuzes;
- zonder constante ontwikkeling ben je slechts een amoebe.
Zelfs kleine acties veranderen de wereld ten goede. Ontwikkel, beweeg, stop nooit.